天津市人民政府


天津市外商投资企业档案管理规定
天津市人民政府




第一条 为加强外商投资企业的档案管理，维护外商投资企业的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》和《天津市档案管理条例》及有关规定，结合本市实际情况，制定本规定。
第二条 本规定所称的外商投资企业，是指在本市行政区域内登记设立的中外合资经营企业、中外合作经营企业和外资企业。
第三条 本规定所称的档案，是指外商投资企业在合同生效或经批准设立后形成的对国家、社会及本企业具有利用、保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录。
第四条 市和区、县人民政府档案管理部门，对本行政区域内外商投资企业的档案工作依法进行监督和指导，其职责是：
（一）宣传贯彻档案工作的法律、法规和规章；
（二）监督、检查外商投资企业执行档案工作法律、法规和规章情况；
（三）指导外商投资企业的档案管理业务；
（四）对外商投资企业的档案管理人员进行法制和业务培训；
（五）依法查处档案违法行为。
第五条 外商投资企业的档案受法律保护，企业承担保护档案的义务。
第六条 外商投资企业应贯彻执行档案工作的法律、法规和规章。加强对本企业档案工作的领导，把档案工作作为企业管理的重要基础工作，并根据企业实际情况确定管理档案的工作机构和人员，负责档案管理工作。
第七条 外商投资企业对各项活动中形成的各种门类的档案材料，应实行统一管理。企业的各工作和业务部门应按归档范围做好文件材料的形成、积累和立卷工作，并按规定向企业的档案工作机构移交。任何个人不得将档案材料据为己有。
外商投资企业的劳动、人事档案，法律、法规或规章另有规定的，从其规定。
第八条 外商投资企业应建立、健全档案管理制度，配备与企业规模相适应的档案库房和必要的设备，并确保档案的安全。
管理档案的人员应具备档案专业和企业管理知识。
第九条 外商投资企业档案的归档范围按国家和本市有关规定执行。
第十条 外商投资企业档案的归档时限应遵守下列规定：
（一）属于行政、经营管理等方面的文件材料，应于次年上半年内移交企业档案工作机构；
（二）属于生产、产品试制、科研、工程等项目形成的文件材料，应在完成后3个月内移交企业档案工作机构；
（三）财务会计档案由财务部门整理后，按照有关会计档案管理的规定移交企业档案工作机构。
第十一条 外商投资企业的档案，应按照国家和本市有关技术标准、规范管理，也可以参照国际先进方法进行科学分类和整理。
第十二条 外商投资企业的档案，应按照国家有关规定，并根据企业需要和档案的特点，划定为永久、长期、短期3种保管期限。对已超过保管期限、确无继续保存价值的档案，在销毁前，中外合资、合作经营企业应由企业档案工作机构鉴定后，登记造册，列出销毁清单，报档案管理
部门批准后，方可销毁；外资企业如销毁属于涉及国家和社会公共利益的档案，应报档案管理部门批准后，方可销毁。会计档案按有关规定执行。
第十三条 中外合资、合作经营企业应当建立健全档案利用制度。中外合资、合作各方都有利用档案的权利，任何一方均无权单方转移或处理档案，但合同另有约定的除外。
国家机关依法执行公务需要查阅档案时，企业应予提供。
第十四条 中外合资、合作经营企业利用本企业以外的中方档案，应经有关部门批准，并实行有偿利用。涉及国家机密的，按有关规定执行。
第十五条 中外合资、合作经营企业合同终止、解散后，其档案原件归中方所有，并交由原中方合资、合作单位妥为保存或向市或区、县档案馆移交。外方可以保存复制件。
外资企业因延长期限、分立、合并或其他事项变更的，该企业的档案向变更后的企业移交；经营期满或破产的，属于涉及国家和社会公共利益的档案，向市或区、县档案馆移交，投资者可根据需要保存复制件，会计档案按有关规定执行；被依法责令关闭的，企业档案按有关规定处理。

第十六条 有下列行为之一的，由市或区、县档案管理部门给予警告，并视情节可处1000元以下罚款；有违法所得的可处3万元以下罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）应当立卷归档的文件材料，不按规定归档的；
（二）擅自占有或私自转移、处理档案的；
（三）未经批准擅自销毁档案的；
（四）损毁、丢失、涂改、伪造档案的；
（五）擅自出卖、倒卖档案的；
（六）企业终止、解散、期满、破产后不按规定移交档案的。
第十七条 当事人对档案管理部门的具体行政行为不服的，可以依法申请复议或者直接向人民法院提起行政诉讼。逾期不申请复议、不提起诉讼又不履行的，档案管理部门可以依照有关规定，申请人民法院强制执行。
第十八条 本规定自发布之日起施行。



1999年1月8日
一、法定代表人

　　《民法通则》第三十八条规定“依照法律或者法人组织章程规定，代表法人行使职权的负责人，是法人的法定代表人”。《公司法》中也对法定代表人作了规定，“公司法定代表人依照公司章程的规定，由董事长、执行董事或者经理担任，并依法登记。公司法定代表人变更，应当办理变更登记。”

　　简单通俗地说，法定代表人是公司的合法代表人，在公司业务范围内有权直接代表公司从事一切与公司活动有关的行为，该法定代表人的行为直接就可以代表公司，而不需要公司另外授权，其行为后果直接归属于公司。法定代表人需要对公司的经营合法性承担法律责任。

　　二、代表权

　　事实上，公司法调整的是纵向经济管理调控关系，而民法调整的是横向经济关系，这可以从一定程度上解释为什么代表权是法人赋予其内部人员的权利，而代理则是彼此独立的民事主体之间的委托授权关系。

　　代表权不同于代理权的两点在于：第一，公司法上的代表权是指代表权人依照法律或公司章程规定而享有的对外代表公司的资格或地位。亦即前文提到的，法定代表人是公司的合法代表人，在公司业务范围内有权直接代表公司从事一切与公司活动有关的活动，他的行为被认为是公司的行为，其行为后果直接归属该公司。第二，公司法定代表的代表权并非由公司股东授权而产生，而是根据法律规定和公司章程规定而产生的代表整个公司的权利。

　　可以看出，为代表行为需要具备两个要件，即代表行为需要是出于职务本身的要求，并且进行代表行为的主体需要来自法人内部。

　　三、法定代表人的越权代表行为及其效力

　　我国现有的关于法人代表的规定只规定了法定代表行为，却没有涉及到现实当中存在的大量非法定代表的代表行为，在一定程度上，对代表行为的范围及责任承担等未作出明确规定。如《公司法》对董事、经理、监事挪用公司资金等行为的规定等都没有详细说明，而对法人的注意义务、忠实义务等也较为笼统。加之现实生活当中，法定代表人有权代表公司从事一切有关公司的活动，通常情况下，公章、格式合同等均由其保管，这些都为法定代表人的越权代表行为提供了客观上的可能性。

　　越权代表行为的典型形态包括超越法律对代表权限制的行为、超越公司章程对代表权限制的行为和其他内部决议对代表权限制的行为等。对于以上几种典型形态，按理来说毫无疑问应当视为无效。然而这往往不利于调动法定代表人管理公司事务的积极性，甚至会导致公司在对自身不利时以“越权”为借口逃避应负的法律责任。这在事实上设立了不公平的交易程序，使公司处于越权责任和风险之外，把经营风险转嫁给与公司进行交易的相对人。从长远利益考虑，越权无效也不利于促进现代经济的发展。因此现代立法渐渐由越权无效发展为越权效力待定甚至完全有效。我国《合同法》第五十条规定“法人或者其他组织的法定代表人、负责人超越权限订立的合同，除相对人知道或者应当知道其超越权限的以外，该代表行为有效。”

　　根据《合同法》注释本的解释，该法条即是面对现实中大量存在的法定代表人、负责人超越权限订立合同的情形，法律规定他们执行职务行为所产生的一切后果都应当由法人或其他组织承担。究其原因，无非是考虑到对于合同相对人而言，一般不知道也没有义务知道法定代表人或者其他组织负责人的权限到底有哪些，法人或者其他组织的内部规定不应对合同的相对人构成约束力，否则将不利于保护交易的安全，也不利于保护合同相对人的利益。当然，若合同相对人知道或者应当知道法定代表人或者其他组织的行为是超越了权限，而仍与之订立合同，则具有恶意，此时合同就不具有法律效力。

　　此条所谓的超越权限，主要指以下两方面：一是超越授权范围的越权。在这种情形下，法定代表人的越权行为虽然超越了公司授权范围，却仍在公司经营范围之内。根据我国现行法律规定，法定代表人不超过公司经营范围的越权行为有效，由公司承担相应的法律责任。这样的法律效果从某种程度上说，是类比于表见代理而得出“表见代表”的结果。相应地，表见代表行为的构成也需要越权人具有法定代表权的外观，并且相对人有理由相信越权人具有该代表权而与之进行交易。此种情形之下，法人应当对法定代表人的越权行为向相对人承担责任；该越权行为如果造成了对法人的损害，越权人还应当对法人承担损害赔偿的内部责任。】

　　二是超越经营范围的授权。我国《民法通则》第四十二条规定“企业法人应当在核准登记的经营范围内从事经营”，《公司法》第十一条也有“公司应当在登记的范围内从事经营活动”的规定，不难看出，我国现行法没有以反面方式对超越经营范围的行为作出禁止性的规定，因此不宜认为超越经营范围的行为直接无效。随着市场经济的发展，将法人的经营范围理解为法人对法定代表人的内部限制，对外不对相对人发生效力较为妥当。因为法人的经营范围只是法人对法定代表人的限制机制，这样的限制只具有内部效力。相对人善意地从事交易活动时，没有权利也没有义务对其章程中关于法定代表人权限的规定进行审核，不应当加重相对人的责任，也不应当增大交易成本，阻碍经济流通。具体而言，代表人因其职权与公司产生联系，这属于内部关系，第三人对法定代表人依其外观存在的职务而产生信赖，有理由相信其具有代表权并一般情况下不会对其代表权产生怀疑。因此相对人只要能够确定法定代表人的身份，就应当算尽到了合理注意义务，可以认定代表人享有代表权。即便代表人行为超越章程，也只能因其是内部限制而不得对抗善意第三人，因此是由公司对相对人承担责任。类似地，《公司法》也将法定代表人不代表或者超越代表公司的行为定为承担对公司的责任，即当法定代表人越权时，公司承担外部责任，法定代表人对公司承担内部责任。因此法定代表人超越经营范围的行为不当然无效，相对人为善意第三人应当认定代表行为有效。该规定与《合同法》第五十条的立法精神一脉相承。

　　当然，从其表述来看，《合同法》第五十条规定如有相反证据可以推翻善意第三人，其举证责任在于被越权代表的法人。应当说，法人的举证责任相对较重，现实中法人很难举证证明相对人明知法定代表人越权代表的情况下仍与之缔约。不过，非善意相对人有两种情况，即恶意相对人和过失相对人，该条不予保护的相对人既包含恶意相对人，也包括过失相对人。也就是说，相对人恶意或者过失与越权代表人缔约都不应当受到法律保护，被越权的法人只要能够证明相对人在缔约时应当知道法定代表人系越权代表的事实，就可以不受越权代表行为签署的合约的约束。此时的相对人即使没有明知不可为而为之的恶意，也存在应知却不知的过失。

　　四、法定代表人越权代表行为的防治

　　综合以上阐述，法定代表人超越法人的经营范围的行为或是超越其代表权限实施的行为，法律为保护善意第三人的利益及经济效益、秩序，倾向于认定其有效。然而，这就不得不考虑一种特别的情况：如果法定代表人故意滥用代表权损害公司利益呢？为了最大程度防治类似问题的产生，笔者认为可有以下措施：

　　首先，既然法定代表人受到与公司之间的内部限制，那么加强这种内部限制的限制力度就显得尤为关键。一方面，法定代表人竭心尽力对公司事务进行管理，另一方面，公司应当视情况对法定代表人的越权代表行为进行惩戒。诚然，法定代表人越权一旦发生，极有可能导致公司、股东、相对人三方利益俱损，然而，出于对越权行为的惩戒和调动法定代表人管理公司事务的积极性之权衡考虑，可以适当减轻法定代表人对公司的责任。通常而言，由于与正常的商业风险难于区分，一般过失越权行为不宜采取过重的责任追究，避免加大行为成本。但若是由于重大过失或故意而发生的越权行为，则需要法定代表人承担对公司的责任。

　　其次，逐步建立法定代表人对于相对人的责任制度。将法定代表人越权的行为区分为有权代表、无权代表或表见代表。有权代表的情形中由法人对相对人承担责任；对于无权代表的情形，由于相对人与法定代表人双方均存在过错，各自于范围内承担责任较为公平。而针对表见代表的情形，尽管《民法通则》第四十三条规定“企业法人对它的法定代表人和其他工作人员的经营活动，承担民事责任”，即将法定代表人的行为认为是法人的行为，由法人承担责任，但应当排除法定代表人由于重大过失越权代表或是滥用代表权的情形。若有证据证明法定代表人明知自己无权代表（如已经离开公司等）而仍与善意第三人签订合同，损害公司利益，应当由法定代表人对相对人负担责任；另一种比较特殊的情形是法定代表人越权代表导致法人破产，此时规定法定代表人对相对人的责任尤为重要。在这一点上，日本《商法》第二百六十六条规定，董事执行职务时有恶意或重大过失时，董事与公司相对人承担连带损害赔偿责任。这种立法价值取向值得参考，从一定程度上确保了法定代表人依照法人的意志行使代表权，从而限制法定代表人行为的同时也保护了法人和向对方的利益。

　　当然，为了防治法定代表人越权代表行为的发生，积极发挥监督监管作用也是十分必要的。为落实监督，法人成员、法人、债权人等由于法定代表人的越权代表行为而遭受损失时，应当有权请求其停止损害，并请求其承担相应的法律责任，甚至是提起诉讼的权利。如日本《商法》便规定，因董事进行不在公司目的范围内行为和其他违反法令或章程的行为，对公司产生不可恢复之虞时，6个月前起持续持有股份的股东，可为公司请求停止董事的请求。不过，停止请求权有效的前提应是与相对人达成协议之前，否则不得行使该权利。这种立法价值拓宽了对法定代表人代表行为的监管途径，值得借鉴。

北安市法院 王胜宇